Πώς θα είσαι πάντα παραγωγικός και με συγκέντρωση στο φουλ

 

Αν και γνωρίζεις ότι το multitasking είναι αντιπαραγωγικό, ξέρεις πώς να το σταματήσεις;

Κάθε φορά που πέφτεις με τα μούτρα στη δουλειά, προκειμένου να προλάβεις σφιχτά χρονοδιαγράμματα και πολλά διαφορετικά projects, ενώ ασχολείσαι και με ζητήματα άλλων ή παρασύρεσαι από την κουβέντα στο γραφείο, το πιθανότερο είναι να ζεις το απόλυτο χάος και τελικά να μένεις πίσω σε όλα.

«Το multitasking (ταυτόχρονη ενασχόληση με πολλά πράγματα) είναι στην πραγματικότητα ένας μύθος» λέει η Devora Zack, συγγραφέας του βιβλίου Singletasking: Get More Done—One Thing at a Time. «Το μυαλό είναι φτιαγμένο για να κάνει μόνο ένα πράγμα κάθε φορά», υποστηρίζει. Στα έχουμε ξαναπεί και εμείς άλλωστε ότι το να προσπαθείς να τα κάνεις όλα μαζί, από το να απαντάς σε email, να σηκώνεις τηλέφωνα, να γράφεις κάποιο report στη δουλειά και συγχρόνως να ρίχνεις και ένα βλέφαρο στα social media είναι σκέτη καταστροφή.

Οπότε, όταν νομίζεις ότι κάνεις πολλά συγχρόνως, στην ουσία κάνεις εναλλαγή εργασιών, κάτι που σημαίνει ότι το μυαλό σου πάει μπρος και πίσω μεταξύ διαφόρων πραγμάτων. Και αυτό μπορεί να οδηγήσει σε λάθη.

Επίσης, προκαλεί στρες, όπως επισημαίνει ο Dave Crenshaw, συγγραφέας του The Myth of Multitasking: How «Doing It All» Gets Nothing Done (Ο μύθος του multitasking: Πώς το να τα κάνεις όλα καταλήγει στο δεν κάνεις τίποτα). Ευτυχώς υπάρχει εναλλακτική και είναι το ακριβώς αντίθετο. Να κάνεις δηλαδή κάθε φορά μόνο ένα πράγμα, ώστε να έχεις καλύτερα αποτελέσματα. Ακολουθούν πέντε καταστάσεις στις οποίες μπορείς να το δοκιμάσεις και έτσι να βγάλεις εις πέρας ένα βαρύ πρόγραμμα, χωρίς να θυσιάσεις χρόνο, ενέργεια και ποιότητα.

Όταν έχεις ένα σφιχτό χρονοδιάγραμμα

Το να απαντάς άμεσα σε emails ενώ πρέπει να παραδώσεις σε μια ώρα ένα project, ίσως σε κάνει λιγότερο αποδοτικό και επιρρεπή σε λάθη. Αυτό συμβαίνει γιατί δεν συγκεντρώνεσαι στο μέγιστο. Μπορείς, λοιπόν, να ορίσεις μια ώρα που θα δουλεύεις απομονωμένος από μηνύματα και notifications που μπορεί να σου αποσπάσουν την προσοχή. Είναι καλύτερα να ακολουθήσεις το πρόγραμμα σου και να αφιερώνεις 10-15 λεπτά στο να τσεκάρεις το email σου κάθε λίγες ώρες. Επίσης μπορείς να ενημερώσεις τους συνεργάτες σου ότι θα απαντάς συγκεκριμένες ώρες μέσα στην ημέρα, στα μηνύματα που δέχεσαι, ώστε να ξέρουν και αυτοί πότε να περιμένουν απάντηση και να μην σε ενοχλούν συνεχώς.

Όταν είσαι με φίλους

Αν νομίζεις ότι το multitasking μπορεί να επηρεάσει αρνητικά μόνο τη δουλειά σου κάνεις μεγάλο λάθος. Το ίδιο ακριβώς ισχύει και για την προσωπική σου ζωή. Μπορεί να μην το κάνεις σκόπιμα ή να μην το συνειδητοποιείς καν, αλλά το να είσαι έξω με μια παρέα φίλων και να στέλνεις μηνύματα σε κάποιον άλλο για να συνεχίσεις για ποτό, μπορεί να φανεί κακό στην παρέα με την οποία είσαι ήδη και να θεωρήσουν ότι δεν είναι αρκετά σημαντικοί για σένα.

Άσε, λοιπόν, στην άκρη το τηλέφωνο και αν πρέπει να είσαι διαθέσιμος, όπως σε περίπτωση οικογενειακής ανάγκης έχε ένα ειδικό ringtone, που θα σε ειδοποιήσει. Αν θες να χτίσεις ακόμη πιο ισχυρά δεσμά φιλίας, την επόμενη φορά που θα βγείτε έξω, ρίξε την ιδέα να αφήσετε όλοι τα κινητά σας στο τραπέζι, το ένα πάνω στο άλλο και όποιος το πάρει πρώτος στα χέρια του για να χαζέψει, να είναι αυτός που θα πληρώσει όλο τον λογαριασμό. Τσούζει λίγο γι’ αυτό και μπορεί να λειτουργήσει θετικά στις φιλικές σας σχέσεις, σύμφωνα με τη Devora Zack.

Όταν έχεις meeting στη δουλειά

Όταν έχεις meeting στη δουλειά και, μάλιστα, το διευθύνεις έχε στο μυαλό σου ότι μπορεί να χρειαστεί να επαναλάβεις πράγματα για αρκετές φορές. Κι αυτό γιατί, πολλοί μπορεί να έχουν το μυαλό τους αλλού, να ασχολούνται με το κινητό ή να τσεκάρουν τα e-mails των project που τρέχουν στο laptop. Αυτό, θα έχει ως αποτέλεσμα η σύσκεψη να κρατά περισσότερη ώρα και οι περισσότεροι, στο τέλος, να φεύγουν μπερδεμένοι από την αίθουσα. Τι μπορείς, όμως, να κάνεις για να είναι αποτελεσματικό το meeting που διευθύνεις;

Η μία λύση είναι να τους ζητήσεις να αφήσουν τα κινητά και τους υπολογιστές τους έξω και να κρατούν σημειώσεις με τον παραδοσιακό τρόπο. Μολύβι και χαρτί. Εσύ, μπορείς να κάνεις μια παρουσίαση χρησιμοποιώντας μόνο μια οθόνη. Μπορείς επίσης να ανακοινώσεις στην ομάδα ότι το meeting δεν θα διαρκέσει τελικά μια ώρα αλλά μισή. «Θα εκπλαγείς από το πόσο πιο ενεργοί στη συζήτηση είναι και δεν θα χαζεύουν στο κινητό», σημειώνει η Devora Zack.

Όταν αθλείσαι

Αν και δεν μπορείς να το πεις και ορισμό του multitasking, αφού δεν απαιτείται η πλήρης προσοχή σου, ίσως σου είναι δύσκολο να φανταστείς τον εαυτό σου στο γυμναστήριο χωρίς να ακούς την αγαπημένη σου μουσική. Ωστόσο, αν κάνεις γυμναστική και παράλληλα μιλάς με όλο το γυμναστήριο, η άσκησή σου δεν θα είναι και τόσο αποτελεσματική. Φρόντισε επομένως να είσαι συγκεντρωμένος στις ασκήσεις που κάνεις αντί να χαζεύεις στην τηλεόραση ή να κάνεις κουτσομπολιό και ίσως έτσι τελειώσεις πολύ πιο γρήγορα το πρόγραμμά σου. Μετά θα έχεις όσο χρόνο θες για πιο ευχάριστα πράγματα.

Όταν κάνεις διάλειμμα

Το να μην σηκώνεσαι όλη μέρα από την καρέκλα του γραφείου, ή ακόμα χειρότερα να μην κάνεις διάλειμμα το μεσημέρι ακόμα και για να φας είναι από τα χειρότερες δοκιμασίες που θα υποβάλεις τον εαυτό σου. Και αυτό θα φανεί μακροπρόθεσμα, αφού μελέτες έχουν δείξει ότι οι όσοι είναι κολλημένοι στην καρέκλα τους, είναι λιγότερο παραγωγικοί στο τέλος της ημέρας ενώ νιώθουν και περισσότερο κουρασμένοι. Βάλε πρόγραμμα, κανόνισε να έχεις ένα αδιαπραγμάτευτο μισάωρο (τουλάχιστον) για μεσημεριανό και απόλαυσέ το.

Το να κοινωνικοποιείσαι εκείνη την ώρα με συναδέλφους μπορεί να μην σου επιτρέψει να χαλαρώσεις πραγματικά, αφού το να κάνεις συζητήσεις γύρω από τη δουλειά το πιθανότερο είναι να σε αγχώσει περισσότερο. Για να μην σε περάσουν και για ακοινώνητο όμως, η λύση βρίσκεται κάπου στη μέση.

Κοινώς: Πέρασε το μισό διάλειμμα με συναδέλφους και το άλλο μισό μόνος για να καθαρίσει το μυαλό σου.

gr.askmen.com

 

loading...